PA-SGDP-02A: PUA 05.                   

Utilizzo accettabile della Posta Elettronica

Revisione 00 del 15/01/2020

Obiettivo: Disciplinare l’utilizzo accettabile della posta elettronica Documento redatto anche ai sensi dell’art. 4 Comma 3 Legge 300/1970

Regola generale:

Fatto salvo quanto stabilito nella PUA-00 si precisa quanto segue:

La posta elettronica è uno strumento di comunicazione di proprietà dell’Azienda assegnato all’utente (Lavoratore) per rendere la propria prestazione lavorativa. Attraverso l’e-mail aziendale gli utenti rappresentano ufficialmente la Società, pertanto viene richiesto di utilizzare tale sistema in modo lecito, professionale e comunque tale da riflettere l’immagine aziendale; l’utente è tenuto ad utilizzare la casella di posta elettronica assegnatagli esclusivamente per scopi lavorativi pertinenti alla mansione svolta in azienda.

Assegnazione e Revoca:

Fatto salvo quanto stabilito nella PUA-00, al termine del contratto, del rapporto di lavoro o semplicemente al venir meno, secondo insindacabile giudizio del Titolare del Trattamento, del principio di necessità che era alla base della sua assegnazione, verrà revocata all’utente la possibilità di accedere e utilizzare la casella di posta elettronica aziendale.

In caso di caselle di tipo nominativo (vedere di seguito Punto 1 Nomenclatura) si procederà nel seguente modo:

• La casella verrà bloccata dal Referente Privacy del Servizio, cioè disabilitata all’ utilizzo per l’invio da parte dell’utente mediante sostituzione delle credenziali di accesso e disabilitata alla ricezione dei messaggi mediate specifico settaggio.
• L’archivio di posta della casella verrà ripulito da eventuali informazioni personali segnalate dall’utente e potrà essere conservato fino al completo trasferimento di tutte le informazioni aziendali (ritenute necessarie) ad un nuovo referente/utente.
• Se del caso, a tutela del legittimo interesse dell’azienda di mantenere i contatti con gli interlocutori, anche nel rispetto della loro legittima aspettativa, verrà attivato un autorisponditore che comunicherà agli eventuali soggetti mittenti, che l’indirizzo di posta elettronica aziendale non è più attivo ed inviterà gli stessi a rinviare le eventuali comunicazioni ad un nuovo indirizzo e-mail di riferimento. Il sistema potrà rimanere attivo per un massimo di 90 giorni, al temine dei quali la casella di posta verrà definitivamente disattivata. Le mail spedite verso questa casella durante il periodo di attivazione dell’autorisponditore verranno rifiutate dal sistema che invierà al mittente solamente il messaggio dell’autorisponditore.
• Al fine di evitare che la casella possa essere assegnata nel tempo per errore ad altro utente in caso di omonimia, il nome della casella di posta elettronica nominativa disabilitata sarà conservato all’interno dei nostri sistemi di configurazione per un per un tempo ritenuto congruo a ad evitare errori e fraintendimenti.

Istruzioni e norme comportamentali:

Fatto salvo quanto stabilito nella PUA-00 si applicano le seguenti ulteriori istruzioni e norme comportamentali:

Sicurezza delle comunicazioni:

Ogni utente deve disporre di idonee credenziali di autenticazione (vedere PA-SGDP-02, capitolo gestione delle credenziali di autenticazione) per accedere alla propria casella di posta, mentre, per garantire la riservatezza delle comunicazioni, deve essere imposto l’utilizzo di protocolli di comunicazione cifrati (es. protezione SSL/TSL per la cifratura dei messaggi in ingresso/uscita) nelle configurazioni dei client di posta (incluso sistema web mail).

Sistema di posta:

1 – Nomenclatura e tipo di caselle e-mail:

Le caselle di posta elettronica aziendali sono disciplinate nel seguente modo:

2 – Liste di distribuzione

Vanno utilizzate quando è necessario condividere una comunicazione con un numero tale di soggetti per i quali l’inserimento manuale in CC/CCN comporti la possibilità di errore di selezione oppure un eccessivo dispendio di tempo.

3 – Alias

Gli Alias vanno utilizzati quando è necessario avere più indirizzi di posta in ricezione che fanno capo alla stessa casella, senza impegnare di fatto un indirizzo mail “fisico”.

Occorre sempre tenere presente che un Alias è fruibile solo in ricezione, non trattiene la posta, ma la dirotta ad una casella di posta elettronica specifica sulla quale è stato attestato.

Registrazione a servizi web di terze parti mediante posta elettronica aziendale

Gli Alias devono essere utilizzati obbligatoriamente al posto dell’indirizzo mail nella registrazione a qualsiasi servizio per conto dell’azienda, ogni qualvolta la registrazione utilizzi l’indirizzo di mail come nome account e non consenta la creazione di ulteriori account aziendali (es. registrazione alle norme UNI/ISO, registrazioni di licenze e/o software aziendali, etc.).

4 – Funzione Autorisponditore

In caso di assenza prolungata e programmata (ad es. ferie o attività di lavoro fuori sede), la funzione autorisponditore deve essere utilizzata per inviare automaticamente un messaggio di risposta contenente le indicazioni di un contatto alternativo da utilizzare durante il periodo di assenza.

In caso di assenza non programmata (ad es. per malattia) la procedura, qualora non possa essere attivata dall’utente, verrà attivata dal Referente Privacy del Servizio.

L’azienda si riserva comunque il diritto di attivare autonomamente il risponditore.

5 – Funzione inoltro automatico

La funzione di inoltro automatico dei messaggi della casella di posta è utilizzabile esclusivamente previa autorizzazione del Coordinatore Privacy e verifica della conformità dell’operazione alle norme vigenti.

6 – Blocchetto Firma e-mail

L’ utilizzo della firma da apporre in calce alle e-mail è regolamentato secondo quanto indicato nella seguente tabella:

SPECIFICHE REGOLE DI UTILIZZO CORRETTO:

Impiego dei campi della mail

campo A (destinatario): vanno inseriti tutti gli indirizzi che devono ricevere la comunicazione in quanto diretti interessati;

campo CC (“copia conoscenza”): vanno inseriti i destinatari che devono essere al corrente della comunicazione e visibili anche agli altri interessati, ma che non sono i destinatari diretti del messaggio, questo significa generalmente che il destinatario e il mittente non si aspettano una risposta da queste persone;

campo CCN (“copia conoscenza nascosta”): vanno inseriti tutti gli indirizzi dei destinatari a cui deve essere inviata, in maniera nascosta a tutti gli altri, la comunicazione (es. nel caso di una richiesta di offerta commerciale a più fornitori, non è corretto che si visualizzi un lungo elenco di destinatari nel campo A: o CC:, per evitare questo bisogna inserire nel campo A: il proprio indirizzo e nel campo CCN: tutto l’elenco degli indirizzi e-mail dei destinatari, in questo modo tutti riceveranno la comunicazione ma senza conoscere gli indirizzi degli altri destinatari, mantenendo la riservatezza della comunicazione); anche in questo caso, generalmente, l’autore del messaggio non si aspetta alcuna risposta.

campo Oggetto: una corretta gestione dell’oggetto delle comunicazioni è importante per evitare malintesi tra i vari interlocutori e fondamentale al fine del corretto funzionamento della ricerca indicizzata dei messaggi da parte della funzione trova dei client di posta. Indicare l’oggetto in modo sintetico, chiaro ed esplicativo permette una migliore gestione della corrispondenza, pertanto” per le:

1. nuove comunicazioni; le mail devono sempre prevedere un oggetto pertinente all’argomento della comunicazione in corso e le nuove comunicazioni non devono mai riportare gli oggetti di quelle vecchie non pertinenti, una consuetudine sbagliata è, ad esempio, quella di prendere una comunicazione preesistente ed utilizzarla per iniziare una nuova conversazione, mantenendone il vecchio oggetto e contenuto;
2. conversazioni in corso; deve sempre essere mantenuto l’oggetto originale della comunicazione per evitare di creare incomprensioni tra i vari interlocutori.

Utilizzo del livello di priorità dei messaggi

Alcuni client di posta elettronica permettono di impostare dei livelli di priorità, che possono essere utilizzati dal mittente per segnalare l’importanza del messaggio, nel loro utilizzo occorre tenere presente che:

• non tutte le applicazioni supportano la gestione delle priorità, è possibile che il destinatario non le visualizzi;
• chi decide l’effettiva importanza del messaggio non è il mittente, bensì il destinatario; pertanto questa funzione va utilizzata solo se strettamente necessaria.

Conferme di recapito e di lettura

È obbligatorio richiedere la ricevuta di consegna e/o lettura per le mail che contengono dati classificati riservati e/o segreti e/o categorie particolari di dati; in tutti gli altri casi è facoltà dell’utente abilitare la ricevuta di consegna e/o di lettura sui messaggi inviati.

È VIETATO utilizzare la funzione di risposta automatica in sostituzione della conferma di lettura.

Regole di contenuto e struttura del testo

Durante la scrittura del messaggio occorre tenere presente le seguenti regole:

Lunghezza del testo:

Il messaggio deve contenere tutte le informazioni necessarie, nel minor spazio possibile, deve essere breve e conciso per favorire la lettura e comprensione testo da parte degli interlocutori.

Cortesia:

Scegliere attentamente le formule di apertura e di chiusura in base alla gerarchia ed al livello di confidenza dell’interlocutore (es. “Gentile Sig./Sig.ra” e “Cordiali saluti”).

Grammatica e Ortografia:

Rileggere attentamente quanto scritto, soprattutto attraverso dispositivi mobile come gli Smartphone, le cui condizioni di utilizzo maggiormente espongono ad errori di scrittura, sintattici o grammaticali. Utilizzare quando possibile la funzione di controllo ortografico delle applicazioni.

Regole di comportamento per le risposte ai messaggi

Nel rispondere ai messaggi è necessario osservare le seguenti regole:

• la funzione rispondi a tutti, soprattutto nel caso di numerosi soggetti coinvolti, deve essere gestita, mantenendo solo i destinatari effettivamente interessati alla risposta;
• le diciture ridondate della sigla “R:” vanno eliminate dal campo oggetto, è sufficiente mantenerne una sola per indicare la natura di risposta del messaggio;
• nella fase di risposta il messaggio originale viene aggiunto al contenuto della mail sotto forma di citazione, nel caso di conversazioni particolarmente lunghe, le citazioni stratificate generano confusione rendendo difficile per gli interlocutori seguire la logica degli argomenti trattati; occorre cercare di mantenere la conversazione più lineare possibile, rimuovendo le citazioni non strettamente pertinenti o superflue rispetto all’argomento trattato.

Gestione degli allegati

L’uso degli allegati va limitato ai casi in cui esso sia strettamente necessario, nell’invio di allegati prestare attenzione ai seguenti parametri:

• la dimensione dei file: anche se il client consente l’upload di file di grandi dimensioni, la casella del destinatario potrebbe non essere in grado di riceverli. È buona regola evitare di spedire via e-mail file di dimensioni superiori ai 5 MB (salvo previo accordo con il destinatario stesso);
• il formato del file allegato: accertarsi che il destinatario sia in grado di leggere quanto si sta inviando; ad esempio, per quanto riguarda i documenti di testo, è preferibile utilizzare il formato PDF rispetto a quello nativo Word. Il primo può essere letto indipendentemente dalla piattaforma utilizzata, ed offre maggiori garanzie rispetto all’integrità delle informazioni contenute.

Nella ricezione di allegati prestare attenzione a:

• potenziali contenuti malevoli: in caso di sospetti segnalare prontamente quanto ricevuto al Referente Privacy di Servizio senza aprire i file;
• dove vengono salvati: i file contenenti dati personali oppure informazioni riservate o classificate devono essere memorizzati nelle cartelle ad accesso esclusivo da parte dei soggetti autorizzati.

Gestione delle informazioni personali accidentalmente raccolte

Le comunicazioni inviate o ricevute mediante la casella di posta elettronica aziendale, sono da considerarsi comunicazioni ufficiali effettuate per conto dell’azienda. I contenuti di tali comunicazioni sono da ritenersi di proprietà aziendale. L’azienda si riserva il diritto di utilizzare e/o mantenere nei propri archivi tali comunicazioni per tutto il tempo ritenuto necessario al raggiungimento dei propri obiettivi di business o per i termini prescrizionali previsti per la tutela dei propri diritti.

Tale principio si applica anche alle caselle di posta elettronica aziendali nominative ( nome.cognome@protopiateam.com) o comunque riferibili ad un utente.

L’utente è tenuto a scoraggiare ed a eliminare qualsiasi comunicazione/informazione di carattere personale eventualmente scambiata nel contesto dello svolgimento della propria mansione lavorativa e ad evitare di scrivere o di indurre i propri interlocutori a scrivere informazioni di carattere personale nelle comunicazioni scambiate (es. informazioni riguardanti la salute, la sfera personale/famigliare ecc.).

Fatto salvo quanto sopra evidenziato in merito ai tempi di conservazione delle informazioni e a quanto stabilito in merito alle procedure di assegnazione e dismissione della posta elettronica, l’utente è consapevole che in caso di cessazione del rapporto di lavoro o cambio di mansione aziendale,  il suo archivio di posta, potrebbe essere assegnato in gestione ad un altro utente aziendale, regolarmente autorizzato e vincolato alla riservatezza, per accedere alle informazioni ritenute necessarie al raggiungimento degli scopi di business.

Particolare attenzione va posta all’inoltro delle comunicazioni ad altri soggetti, facendo attenzione a ripulire il messaggio inoltrato da eventuali informazioni confidenziali di carattere privato del mittente.

È responsabilità dell’utente, tenendo conto della ragionevole aspettativa del mittente, determinare quali contenuti sono da ritenersi privati e/o confidenziali. 

Buone prassi per evitare gli errori più comuni

Occorre rileggere sempre l’e-mail prima di inviarla, verificando di avere:

• inserito correttamente tutti gli indirizzi dei destinatari;
• controllato la pertinenza della comunicazione rispetto ai soggetti indicati, specialmente nel caso di un rispondi/inoltra a tutti;
• scritto correttamente i nomi degli interlocutori;
• controllato l’ortografia, la punteggiatura e la grammatica;
• verificato la correttezza dell’account dal quale si sta inviando la mail;
• allegato i file di cui si parla nella comunicazione e verificato che questi non superino la dimensione massima consentita.

Regole generali di utilizzo

1. nel caso si ricevano messaggi di carattere personale o comunque privato, è FATTO OBBLIGO di comunicare al mittente la natura aziendale dalla casella di posta e dirottare la futura corrispondenza sul proprio indirizzo privato cancellando il messaggio ricevuto nella casella aziendale;
2. nel caso si ricevano mail contenenti candidature e curricula, queste vanno inoltrate ad hr@protopiateam.com ed immediatamente cancellate dalla posta in arrivo, andrà inoltre valutato se comunicare al mittente l’indirizzo corretto a cui inviare la candidatura;
3. in caso di errore nella spedizione o ricezione, occorre contattare rispettivamente il destinatario cui è stata trasmessa per errore la comunicazione o il mittente che, per errore, l’ha spedita, eliminando quanto ricevuto (compresi allegati) senza effettuarne copia;
4. notificare al Referente Privacy di Servizio eventuali sospetti di phishing, furto d’identità o usi illeciti delle proprie informazioni;
5. segnalare immediatamente al Referente Privacy di Servizio la ricezione di allegati o contenuti sospetti, evitando di aprirli o selezionare i link contenuti all’interno del messaggio;
6. mantenere in ordine la casella di posta, cancellando documenti inutili o non pertinenti;
7. avvisare tempestivamente il Referente Privacy di Servizio in caso di smarrimento o compromissione delle credenziali di accesso;
8. è obbligatorio ed a carico dell’utente il backup dell’archivio di posta o dei messaggi residenti sul pc, attraverso le procedure e gli strumenti messi a disposizione dall’azienda;
9. è VIETATO l’utilizzo di sfondi per personalizzare il corpo della mail, anche se previsti dalle funzionalità dei client di posta stessi.

VIETATO SALVO ESPLICITA AUTORIZZAZIONE SCRITTA

1. configurare la casella di posta elettronica aziendale su dispositivi personali non aziendali (es. pc. di casa, smartphone personale, ecc.);
2. consultare la posta elettronica aziendale attraverso il web client su dispositivi non aziendali;
3. consultare la mail personale su dispositivi aziendali;
4. comunicare informazioni classificate riservate e/o segrete e/o contenenti categorie particolari di dati; tali comunicazioni, se autorizzate, devono essere effettuate esclusivamente previa cifratura del dato mediante i sistemi messi a disposizione dall’azienda;
5. impostare configurazioni dei protocolli di posta elettronica differenti rispetto a quelle fornite nelle apposite istruzioni;
6. utilizzare la casella di posta elettronica aziendale per scopi personali. (es. utilizzare la mail aziendale come recapito per il contatto di scuole, medici, assicurazioni, ecc. o iscriversi a servizi personali come la banca, Netflix, ecc.).

È SEMPRE VIETATO

È vietato tutto ciò che non è previsto dalla regola generale; pertanto, a scopo esemplificativo ma non esaustivo, non è consentito:

1. l’invio di messaggi di carattere personale;
2. la partecipazione a forum di discussioni o dibattiti non inerenti all’attività lavorativa;
3. la partecipazione a mailing list, catene telematiche (c.d. di Sant’Antonio) indipendentemente dalle finalità presunte;
4. la diffusione di messaggi che contengano materiali che violino la legge sul diritto d’autore o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale;
5. la memorizzazione e la diffusione di messaggi di natura oltraggiosa e/o discriminatoria;

l’invio di messaggi di carattere anonimo.

CONTROLLI DI SICUREZZA GENERALI Eseguiti in base al Legittimo interesse del Titolare del Trattamento

Obiettivo controlli e legittimi interessi perseguiti:

Secondo quanto stabilito nella PUA-00

Sistemi di sicurezza e controlli applicati:

Fatto salvo quanto stabilito nella PUA-00 sono effettuati questi ulteriori controlli:

1. i filtri Anti-Spam possono raccogliere informazioni sul messaggio di posta e sugli allegati sospetti;
2. il sistema di protezione Antivirus può raccogliere informazioni sul messaggio di posta e sugli allegati sospetti;
3. il flusso di posta verrà monitorato per finalità di sicurezza ed a garanzia di operatività del sistema stesso.

Informazioni raccolte ed eventualmente correlate:

Fatto salvo quanto stabilito nella PUA-00 sono raccolte queste ulteriori informazioni:

• contenuto delle comunicazioni infette o sospette;
• contenuto delle comunicazioni effettuate in violazione dei diritti di terzi;
• contenuto delle comunicazioni effettuate in violazione delle politiche aziendali.

Sanzioni in caso di osservanza:

Secondo quanto stabilito nella PUA-00

Accountability:

Secondo quanto stabilito nella PUA-00

Utilizziamo il servizio di posta elettronica di Microsoft 365 – Exchange. Riteniamo che tale servizio risponda adeguatamente alle nostre esigenze di  sicurezza e garantisca la conformità di  tutte le nostre comunicazioni ai requisiti di legge.

Microsoft fornisce il servizio di posta elettronica  per nostro conto, in qualità di Data Processor ai sensi dell’ art. 28 del GDPR.

Per maggiori informazioni:

Utilizziamo il servizio di posta elettronica di Aruba Business. Riteniamo che tale servizio risponda adeguatamente alle nostre esigenze di  sicurezza e garantisca la conformità di  tutte le nostre comunicazioni ai requisiti di legge.

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